星期一(早上)九點,業務部的(晨會)比(平常)多了一個人。方經理是我的直屬主管,她先念完(研討會)的(出席)名單,接著宣布:管理歐洲客戶十二年的郭大哥,下個月(退休)。
郭大哥笑著補一句,退休以後他會(留下來)當半年顧問,有事還是可以(打給)他。
「下個月起,(海外)客戶的(文件)由宥蓁接手。」經理說,「她跟郭大哥做了三年,(流程)最熟。」
坐在我(對面)的陳柏宏把咖啡放下。他是(部門)裡最(老練)的業務,個性外向,客戶(名單)比誰都長。
「業務(助理)而已,」他笑了一下,「(報價)條件我來談,宥蓁(負責)(翻譯)就好。翻譯這種差事,她做得很好。」
助理的(工作)在(別人)眼裡大概很(單調):(整理)報價、打出貨單、追(進度)。可是郭大哥這三年的報價,每一份我都參與過。
會議室(安靜)了兩秒。經理沒有(接話),只說:「這週荷蘭那張詢價單,你們兩個合作。」
我(點頭)。我沒有想要跟他(搶)什麼。郭大哥給我的筆記本裡,第一頁就寫著:(客戶)的信,(至少)要從頭讀到尾,連(附件)也一樣。那本筆記一直很實用。
荷蘭那家是一間(五金)(連鎖)企業,總倉庫(位於)鹿特丹港區。這次要詢價三千組手工具組,(截止日期)是星期四下午五點,荷蘭時間。
這是我接手以後的第一個任務。經理(分配)得很(清楚):柏宏哥(負責)價格,我負責文件和聯絡。她說這張單子的(前景)(不錯),對方今年正在找新的亞洲供應商。
星期二(中午),柏宏哥把擬好的報價單寄給我,(主旨)只有兩個字:翻譯。
報價很漂亮。每組十八點五美元,船上交貨價,交期四十五天,價格(有效)三十天。他在(備註)寫:(參考)去年的單價,比競爭對手(低)一點。
柏宏哥的(專長)是談價格,附件向來不是他在看的。我開始翻譯,翻到一半,先(打開)對方信件最下面的附件。那是一份四頁的(供應商)指引,後面還附了一張(問卷)。
指引的第二頁(寫)得很清楚:為了讓各家的價格(可比較),所有報價都要列出送到鹿特丹(倉庫)的到倉價,(含)運費與保險。只列船上交貨價的報價會被(分類)為(不完整),不放進比較表。
第三頁是包裝與出貨。(工具)要在(工廠)先(組裝)進盒子,盒內(說明)要有荷蘭文與英文兩種;三千組分兩批出貨,每批一千五百組,(間隔)一個月。問卷則問到產品有沒有經過第三方檢驗機構(測試)。
我拿著(印出來的)指引,走到他的座位。剛才影印機還(卡)了一次紙,紙的邊角有點(皺)。
「柏宏哥,對方附件第二頁(寫),要列到倉價……」
「附件(通常)都是(制式)的東西。」他沒有抬頭,「先照我的版本翻,他們有(問題)自然會問。」
我沒有多說,也沒有(批評)他的報價。我回到座位,把他的版本翻好,存成第一版,然後開了另一個(檔案)。
那天(晚上)我(加班)到九點。我先打給物流部的小芳,(諮詢)到鹿特丹的海運費和保險。她(查了)兩家船公司,給我一個可用的(數字):分兩批出,每組攤下來(多)一點二美元。
十八點五加一點二,到倉價是每組十九點七美元。我照著指引調整(出貨日期)、組裝方式和說明的(語言),報價單的(架構)也改成和他們的(比較表)一樣,存成第二版。(最後)我把公司內部的出貨(規劃表)(拉出來),確認兩批的時間都排得進去。
工廠的廠長還習慣用傳真,我把組裝的(要求)傳過去,請他們的(技術員)(確認)盒子放不放得下。十點前,(回覆)就來了:放得下。
開會前,我把楊森先生(信)裡那些縮寫一個一個查好,寫在筆記本旁邊。
星期三早上十點,楊森先生準時(出現)在(螢幕)上。經理也在辦公室裡用電腦參加,柏宏哥負責談,我負責翻譯。
他把第一版(講)得(很)流暢。楊森先生(聽)完,翻了翻手上的文件,問:「到倉價呢?我們的指引第二頁寫了。」
柏宏哥(愣了一下),(轉頭)看我。我把那句話翻給他聽,螢幕兩邊都安靜下來。
「我們(有),」我說,「第二版在(這裡)。」
我把檔案分享到螢幕上。楊森先生(看了)(很久),一行一行往下拉,從到倉價看到兩批的出貨日期。
他給的(回饋)很直接:「這是我們今天(收到)第一份可以直接放進比較表的報價。其他家的,我們都還得回信請他們(更正)。對我們來說,價格低不是(唯一)的(指標)。」
他還提出一個(問題):第二批能不能(提早)一週?我看了物流部給我的(船期表),回答他:可以,物流部會(監控)船期,只要訂單在週五前確認。
會議(繼續)進行了二十分鐘。最後雙方的共識是:我們先(撤回)第一版,週四中午前(寄出)正式報價。
會議(結束),柏宏哥沒有馬上(離開)。他拿著筆電(走到)我的座位旁邊,(問)我那一點二美元是怎麼算出來的。
「不(困難),」我說,「只是要把附件讀完。」
我把小芳給我的資料打開給他看,兩家船公司的(運費)、保險的(比例)、廠長的傳真,都在上面。
他看完,(站直)了(身子)。這時方經理剛好從(辦公室)出來,業務部好幾個同事也抬起頭。
「(經理),」柏宏哥說,「(星期一)我說宥蓁負責翻譯就好,那句話我收回。荷蘭這家的報價條件,(交給)她吧。」
辦公室裡那點尷尬,(慢慢)消散了。經理點點頭:「那(後續)的(協商)你主談,宥蓁。柏宏在旁邊給(建議)。這份報價,是你們兩個合作的(成果)。」
「好。」我說,「工廠那邊的(組裝)時間,我想請柏宏哥(幫)我問。他跟廠長比較(熟)。」
柏宏哥笑了一下,這次笑容裡沒有別的意思。「我(下午)就打。」
我(回到)座位,把桌上那箱工廠寄來的(樣品)打開,解開裡面綁著的塑膠繩,把(扳手)和起子一支一支放回盒子裡的(位置)。